Elenco Fatture

Il form elenco fatture, raggiungibile dal menù: “Ricerche/Elenco Fatture”,  ci permette di eseguire ricerche filtrate su tutte le fatture registrate, sia emesse che ricevute.

Aprendo il form,  in alto troviamo una casella di selezione, questa ci permette di selezionare le fatture per tipologia:

  • Tutte

Visualizza l’elenco completo delle fatture

  • Tutte Vendite

Visualizza tute le fatture emesse (Vendita)

  • Non Consegnate

Riferito alle fatture elettroniche, ci permette di visualizzare tutte le fatture emesse che, per qualche motivo, non sono giunte a destinazione.

  • Tutte Acquisti

Visualizza tutte le fatture ricevute (Costi)

Le rimanenti selezioni invece elencano la singola tipologia di fatture

  • Commissioni
  • Vendita singoli servizi
  • Fattura libera
  • Autofattura emessa
  • Autofattura ricevuta
  • Costi servizi singoli
  • Costi 74Ter
  • Vendita 74Ter
  • Vendita viaggi con commissione
  • Compensi intermediazione
  • Costi Reverse Charge
  • Costi Servizi Generali

Oltre a poter selezionare i vari tipi di fattura, possiamo impostare anche un filtro per data di emissione o registrazione, oppure per cliente o fornitore.

Si potrebbe voler filtrare la lista scegliendo solo Cliente o solo Fornitore, ad esempio se selezionate fatture commissioni o fatture costi verrà visualizzato il solo fornitore, per le fatture libere verranno visualizzati sia fornitore che cliente, per tutte le altre verrà visualizzato il solo cliente.

Dopo aver impostato i filtri per la lista cliccare su Visualizza.

Selezioniamo Tutte Vendite:

In basso al form troviamo 5 pulsanti, prima di cliccare occorrerà selezionare una riga (fattura):

  • Stampa

Cliccando su Stampa si aprirà il gestore della stampa. La descrizione delle funzionalità si trova a questa pagina del manuale:

Pannello di Stampa o Invio

  • Dettaglio

Mostrerà il contenuto della fattura selezionata, il form di dettaglio è in sola lettura per le fatture emesse, mentre per le fatture costi si aprirà in modalità modifica. La modalità modifica è da utilizzare con accortezza ma risulta utile, qualora nel registrare la fattura abbiate sbagliato importi, codici iva o date. Se cliccate su salva in questo modulo, dopo aver effettuato la dovuta correzione, se avevate già fatto l’export, verrà eliminato il relativo movimento e sarà rimessa in export la fattura.

  • Esporta in excel

Apre un foglio excel contenente il contenuto della tabella

  • Mostra movimento

Se la fattura è stata esportata in contabilità mostrerà il relativo movimento in primanota

  • Elimina

Se dovete eliminare una fattura perché vi siete accorti di aver commesso un errore o perché comunque volete rifarla, questo è il posto giusto.
La prassi corretta è la seguente:

    • Selezionate la fattura
    • Cliccate sul pulsante Mostra Movimento
    • Se come risposta ottenete “Movimento non presente”, vuol dire che la fattura non è stata esportata in prima nota quindi saltate il passo successivo
    • Dal form di prima nota che si è aperto cliccate su “Elimina Movimento” quindi cliccate su Uscita.
    • Se avete appena eliminato il movimento cliccate su aggiorna, altrimenti il sistema vedrà sempre la fattura con un movimento allegato.
    • Selezionate nuovamente la fattura e cliccate su Elimina, si possono verificare 2 risultati diversi:
      • Il sistema elimina tranquillamente la fattura, quindi tutto ok
      • Il sistema non elimina la fattura perché continua a vederla ancora legata ad un movimento:

Questo problema si verifica abbastanza spesso, non per un errore del sistema, ma per un errore di tipo logico:
Non si deve mai eliminare un movimento in prima nota collegato ad una fattura, quando eliminate un movimento di prima nota, di default il sistema non elimina il record sulla tabella intermedia, l’unico caso in cui viene eliminato anche il record intermedio e quando seguite la procedura appena descritta, solo in questo caso la fattura risulterà staccata dalla prima nota.

Analizziamo adesso il contenuto dell’elenco fatture:

Abbiamo seleziona tutte le vendite, ma avremmo potuto elencare tutte le fatture costi (Tutti Acquisti), la scelta che vi ho fatto eseguire era per parlare di alcune feature aggiunte per la gestione delle fatture elettroniche. Avrete notato che le righe hanno colori diversi, questo non è per abbellimento ma il colore fornisce un’indicazione in più:

Mappa Colori Righe Fattura

ColoreDescrizione
IN USCITA
Il gestionale ha generato la fattura ed è in attesa di invio al canale
INVIATA
La fattura è stata inviata al canale
CONSEGNATA
La fattura è stata regolarmente registrata da SDI e consegnata al destinatario
MANCATA CONSEGNA
La fattura è stata regolarmente registrata da SDI ma non è stata consegnata al destinatario.
Dovete provvedere a mandare al destinatario una copia in pdf della fattura.
NON PRESA IN CARICO
La fattura è stata scartata dal canale e non inviata all'SDI
SCARTATA
La fattura è stata consegnata all'SDI che dopo controllo, ha scartato la fattura.

Dal momento che può succedere che il sistema non recepisca il messaggio di ritorno dal canale o da SDI, può capitare che le righe non diventino mai verdi o verde chiaro, ma in effetti la fattura è stata registrata dall’sdi.

Guardando la prima colonna a sinistra dell’elenco fatture avrete notato che prima conteneva il numero fattura, adesso lo contiene ancora ma è stato modificato il modo di visualizzarlo NUMEROREGISTRO-NUMEROFATTURA, questo formato ci verrà comodo per la ricerca della fattura sul canale Archivium o, per chi non ha il modulo di automazione delle fatture elettroniche, sul vostro cassetto Fatture e Corrispettivi.

Per spiegare l’operazione di ricerca e correzione utilizzerò Archivium, ma la procedura e i concetti sono validi anche per il cassetto Fatture e Corrispettivi.   Aprite il vostro Archivium ed eseguite l’accesso, cliccate sull’hamburger (l’icona formata da tre lineette orizzontali) per far si che venga chiuso il menù laterale, altrimenti nelle tabelle che andremo ad aprire non saranno visibili le ultime colonne e a noi serve proprio l’ultima.
Quindi cliccate su Fatturazione Elettronica e successivamente su Fatture Emesse.

Si apriranno delle tabelle, selezionate Fatture Inviate, le colonne che ci interessano sono Numero (Numero della fattura) e Notifica (l’esito di SDI dopo la ricezione della fattura che abbiamo inviato).

Come si può vedere le notifiche possono essere di 3 tipi

  • Mancata Consegna

La fattura è stata correttamente registrata su SDI, non è stato possibile consegnare al destinatario, perché probabilmente il destinatario è un soggetto estero o perché semplicemente si tratta di un privato, in questo caso sarà cura dell’agenzia inviare al destinatario una copia in PDF della fattura via email o per posta, a meno che il destinatario non voglia la fattura.

  • Ricevuta di Consegna

La fattura è stata correttamente registrata su SDI, ed è stata consegnata al destinatario.

  • Ricevuta di Scarto

La fattura non è stata registrata su SDI e non è stata consegnata al destinatario, bisogna verificare il problema esistente sulla fattura, correggere e forzare il reinvio.

Adesso dall’elenco fatture selezioniamo la prima riga grigia che troviamo, quindi premiamo contemporaneamente i tasti CTRL + C (copia), questa operazione sulla tabella non copierà tutta la riga, come ci si potrebbe aspettare, ma solo la prima colonna della riga, il numero della fattura. Torniamo su Archivum, selezioniamo il campo Numero, il cursore comparirà all’interno, quindi premiamo contemporaneamente i tasti CTRL + V (incolla) e premiamo invio, nel caso di questa fattura si nota che in effetti è stata registrata, altrimenti non sarebbe stata trovata nessuna riga.

La fattura in questione su Archivium risulta registrata su SDI con esito (Notifica) “Ricevuta di Consegna” ma per qualche motivo questa notifica non è arrivata al sistema, quindi dobbiamo impostare la fattura come “Ricevuta di Consegna”.

Torniamo su elenco fatture, dovremmo avere la riga ancora selezionata, facciamo doppio click con il mouse sulla fattura, si aprirà una finestra di dialogo:

Selezioniamo Ricevuta di Consegna e clicchiamo su OK, verrà modificato lo stato della fattura e la riga diventerà verde.

Abbiamo lavorato selezionando “Tutte Vendite” su Elenco Fatture, avremmo tranquillamente potuto selezionare “Non Consegnate”, ma la scelta era indirizzata ad analizzare tutti i casi possibili.

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